A funcionalidade de subida de demonstrativos de pagamento na Xerpa é uma ferramenta simples e instantânea que permite você subir demonstrativos a qualquer momento, sem a necessidade de enviá-los com um minímo de antecedência. Em poucos minutos, é possível subrir os demonstrativos na Xerpa e enviá-los simultaneamente aos colaboradores. 

Para facilitar a busca e correspondência pelo sistema, é necessário que o arquivo PDF siga o padrão uma folha/página por colaborador. Além do mais, é imprescindível que no demonstrativo contenha o número de matrícula/código e o nome completo do colaborador para que, assim, o sistema possa fazer a correta correspondência entre os demonstrativos do arquivo e os colaboradores cadastrados na Xerpa. 

Vamos então aos possíveis erros ao tentar subir os holerites na Xerpa.

1. Cadastros validados, mas os nomes estão invertidos

O sistema prioriza a identificação pelo número de matrícula/código do colaborador. Se um colaborador estiver com o número de matrícula de outro, por exemplo, o sistema irá fazer essa correspondência invertida. Como não houve erro ao detectar o número de matrícula, o sistema apontará como cadastro validado.

Vá em Colaboradores no menu lateral da esquerda e busque pelo número de matrícula em questão. Nessa busca irá aparecer o colaborador atrelado ao número. 

Entre no perfil do colaborador, clique Dados Contratuais e localize o campo Integração com contabilidade. Faça as correções necessárias e suba novamente o arquivo. 

Importante: O sistema não permite que haja na Xerpa mais de um colaborador com o mesmo número de matrícula.

2. Colaboradores não encontrados na base Xerpa

Isso ocorre quando o colaborador ainda não possui cadastro na Xerpa ou as informações do cadastro (matrícula/código e nome) estão em branco ou divergentes.

Plano Full: vá em Colaboradores no menu lateral da esquerda e clique em + Adicionar > Individualmente e cadastre manualmente o colaborador. Após, faça novamente a subida do arquivo dos demonstrativos que o sistema agora irá localizar e atribuir o demonstrativo ao colaborador recém-cadastrado. 

Plano Holerite: prossiga com os procedimentos de subida do holerites. Na tela seguinte ao Resumo de identificação, você deverá colocar os e-mails do colaboradores sem cadastro na Xerpa. Ao finalizar o envio, os cadastros serão criados e os holerites enviados para todos. 

Se o colaborador já estiver cadastrado na Xerpa, entre no perfil dele e verifique em Dados Contratuais > Integração com a contabilidade se o campo está preenchido com o número da matrícula/código do colaborador e se o número é o mesmo que consta no holerite. Se necessário, faça as alterações e suba novamente o arquivo de holerites. 

É importante que o número de matrícula do colaborador na Xerpa seja o mesmo que consta no holerite enviado pela contabilidade. 

3. Nomes e matrículas errados

Na procedimento de Selecionar áreas de identificação, é necessário selecionar somente os números da matrícula e os as letras do nome, evitando selecionar linhas e espaços muito pequenos. Exemplo: se a matrícula vai até 3 digitos e você selecionou uma matrícula de 1 digito, você deve selecionar um espaço maior para que o sistema abranga os outros 2 digitos (conforme o exemplo da imagem abaixo).

Se na hora conferir os nomes você notar que há letras faltando ou o nome está escrito errado, tudo bem, pode ignorar. O importante é ter ocorrido a correspondência certa entre o colaborador e o seu número de matrícula/código. 


IMPORTANTE:
Se na etapa final do envio dos demonstrativos aparecer uma tela pedindo a validação do CPF, ignore essa mensagem e prossiga com a subida e envios dos holerites normalmente.

DICA: Ao invés de utilizar o número de matrícula ou código do colaborador, você pode colocar em Dados Contratuais > Integração com a contabilidade o número de CPF do colaborador. Mas fique atento: algumas contabilidades não colocam o CPF do colaborador nos holerites. 

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