A funcionalidade de subida de demonstrativos de pagamento na Xerpa é uma ferramenta simples e instantânea que permite você subir demonstrativos a qualquer momento, sem a necessidade de enviá-los com um minímo de antecedência. Em poucos minutos, é possível subrir os demonstrativos na Xerpa e enviá-los simultaneamente aos colaboradores. 

Para facilitar a busca e correspondência pelo sistema, é necessário que o arquivo PDF siga o padrão uma folha/página por colaborador. Além do mais, é imprescindível que no demonstrativo contenha o número de matrícula/código e o nome completo do colaborador para que, assim, o sistema possa fazer a correta correspondência entre os demonstrativos do arquivo e os colaboradores cadastrados na Xerpa. 

Vamos então aos possíveis erros ao tentar subir os holerites na Xerpa.

1. Cadastros validados, mas os nomes estão invertidos

  • Número de matrícula invertido/trocado na Xerpa
  • Nomes dos colaboradores invertidos no arquivo de holerites

    O sistema prioriza a identificação pelo número de matrícula/código do colaborador. Se um colaborador estiver com o número de matrícula de outro, por exemplo, o sistema irá fazer essa correspondência invertida. Caso não houver erro ao detectar o número de matrícula, o sistema apontará como cadastro validado ainda que os nomes estejam invertidos.

Vá em Colaboradores no menu lateral da esquerda e busque pelo número de matrícula em questão. Nessa busca irá aparecer o colaborador atrelado ao número. 

Entre no perfil do colaborador, clique Dados Contratuais e localize o campo Integração com contabilidade. Faça as correções necessárias e suba novamente o arquivo. 

Importante! O sistema não permite que haja na Xerpa mais de um colaborador com o mesmo número de matrícula.

2. Colaboradores não encontrados na base Xerpa

  • Colaborador não foi cadastrado na Xerpa
  • Perfil do colaborador está sem o número de matrícula

Isso ocorre quando o colaborador ainda não possui cadastro na Xerpa ou as informações do cadastro (matrícula/código e nome) estão em branco ou divergentes.

PLANO FULL. Se você não conseguir localizar o colaborador na Xerpa, então será necessário cadastrá-lo. Para isso, vá na seção Colaboradores no menu lateral da esquerda, clique no botão azul com o sinal de + selecione a opção Individualmente. Na tela que abrir, preencha todas as informações solicitadas e clique na opção desejada para finalizar o cadastro.

Em seguida, vá no perfil do colaborador, clique no campo Dados Contratuais e localize o campo Integração com contabilidade > Número de matrícula. Insira o número de matrícula do colaborador conforme o número que consta no holerite. 

Após esses procedimentos, faça novamente a subida do arquivo dos demonstrativos que o sistema irá localizar e atribuir o demonstrativo ao colaborador recém-cadastrado. 

PLANO HOLERITE. Prossiga com os procedimentos de subida do holerite. Na tela seguinte ao Resumo de identificação, você deverá colocar os e-mails do colaboradores sem cadastro na Xerpa. Ao finalizar o envio, os cadastros serão criados automaticamente e os holerites, enviados para todos. 

Se o colaborador já estiver cadastrado na Xerpa, entre no perfil dele e verifique em Dados Contratuais > Integração com a contabilidade se o campo está preenchido com o número da matrícula/código do colaborador e se o número é o mesmo que consta no holerite. Se necessário, faça as alterações e suba novamente o arquivo de holerites. 

É importante que o número de matrícula do colaborador na Xerpa seja o mesmo que consta no holerite enviado pela contabilidade. 

3. Nomes e matrículas errados

  • Erro durante a seleção dos campos no holerite
  • Números de matrícula errados nos perfis dos colaboradores

Na procedimento de Selecionar áreas de identificação, é necessário selecionar somente os números da matrícula e as letras do nome, evitando selecionar linhas e espaços. Exemplo: se a matrícula vai até 3 dígitos e você selecionou uma matrícula de 1 dígito, você deve selecionar um espaço maior para que o sistema abranja os outros 2 dígitos (conforme o exemplo da imagem abaixo).

Se na hora conferir os nomes você notar que há letras faltando ou o nome está escrito errado, tudo bem, pode ignorar. O importante é ter ocorrido a correspondência certa entre o colaborador e o seu número de matrícula/código. 

Verifique, também, se o número de matrícula cadastrado no perfil do colaborador está correto, ;)

IMPORTANTE!² Se na etapa final do envio dos demonstrativos aparecer uma tela pedindo a validação do CPF, ignore essa mensagem e prossiga normalmente com a subida e envio dos holerites.

DICA! Ao invés de utilizar o número de matrícula ou código do colaborador, você pode colocar em Dados Contratuais > Integração com a contabilidade o número de CPF do colaborador. Mas fique atento: algumas contabilidades não colocam o CPF do colaborador nos holerites. 

Encontrou sua resposta?